) Checklist de Implantação – Primeiros Passos do X-ERP

Utilize este checklist para acompanhar e validar a execução das atividades iniciais da implantação:

☐ Cadastro da empresa no X-ERP
☐ Liberação dos módulos contratados
☐ Envio das planilhas para criação de usuários
☐ Envio das planilhas para importação de dados
☐ Preenchimento das planilhas pelo cliente
☐ Criação ou cópia dos níveis de usuários
☐ Importação da planilha de usuários
☐ Revisão dos acessos dos usuários
☐ Treinamento inicial para acesso ao sistema

2) Matriz de Responsabilidades – Rentatec x Cliente

Observação: o cliente deve indicar um responsável interno (Key-User ou Sponsor do Projeto) para validação das informações e acessos.

3) Passo a Passo Operacional – Primeira Fase da Implantação

1) Cadastro da Empresa

O consultor realiza o cadastro da empresa no X-ERP, incluindo dados cadastrais, fiscais e parâmetros iniciais necessários para o funcionamento do sistema.

2) Liberação dos Módulos

Após o cadastro, são liberados no sistema apenas os módulos contratados, conforme o escopo definido no projeto de implantação.

3) Envio das Planilhas de Usuários

A Rentatec envia ao cliente as planilhas padrão para criação de usuários do sistema.
Essas planilhas devem ser preenchidas com os dados dos colaboradores que utilizarão o X-ERP.

(Arquivo)

4) Envio das Planilhas para Importação de Dados

São enviadas planilhas específicas para importação de dados iniciais, conforme os módulos implantados (ex.: clientes, fornecedores, produtos, contas, etc.).

(Arquivo)
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5) Criação ou Cópia dos Níveis de Usuários

São criados ou copiados os níveis de usuários (perfis de acesso), de acordo com a estrutura organizacional e as funções exercidas na empresa.

6) Importação da Planilha de Usuários

Após o preenchimento e validação, a planilha de usuários é importada no X-ERP, criando automaticamente os usuários e atribuindo os acessos conforme o nível definido.

7) Revisão dos Acessos

Os acessos concedidos são revisados em conjunto com o responsável do cliente, garantindo que cada usuário possua apenas as permissões necessárias.

8) Treinamento Inicial

É realizado o treinamento inicial dos usuários, abordando:

• Acesso ao sistema

• Navegação

• Conceitos básicos

• Boas práticas de utilização

MANUAL DO CLIENTE

Primeiros Passos na Implantação do X-ERP

Este capítulo descreve as atividades iniciais necessárias para o início da operação do X-ERP, bem como as responsabilidades do cliente durante a implantação.

Etapas Iniciais

1. Cadastro da Empresa
   A Rentatec realizará o cadastro da empresa no X-ERP com base nas informações fornecidas.

2. Liberação dos Módulos
   Serão liberados apenas os módulos contratados.

3. Preenchimento das Planilhas
   O cliente receberá planilhas padrão para:

   • Cadastro de usuários

   • Importação de dados iniciais (clientes, fornecedores, produtos, etc.)

   Estas planilhas devem ser preenchidas com atenção e validadas internamente antes do envio.

4. Definição dos Perfis de Usuário
   O cliente deve informar:

   • Quem serão os usuários do sistema

   • Quais funções cada usuário exercerá

5. Validação de Acessos
   Após a criação dos usuários, o cliente deverá validar se os acessos estão corretos.

6. Treinamento Inicial
   Os usuários participarão de treinamento para:

   • Acesso ao sistema

   • Navegação

   • Conceitos básicos do X-ERP

Importante:
O cliente deve indicar um Key-User por setor e um responsável pelo projeto (Sponsor) para facilitar a comunicação e validações.

🛠 MANUAL DO CONSULTOR

Procedimentos de Implantação – Fase Inicial

Este documento orienta o consultor quanto às atividades operacionais e de controle na implantação do X-ERP.

Procedimentos do Consultor

1. Cadastrar a empresa no X-ERP

2. Liberar os módulos conforme contrato

3. Enviar:

   • Planilha de usuários

   • Planilhas de importação por módulo

4. Apoiar o cliente no correto preenchimento das planilhas

5. Criar ou copiar níveis/perfis de usuários

6. Importar a planilha de usuários

7. Validar acessos com o Key-User

8. Realizar treinamento inicial

9. Registrar pendências, ajustes e validações

Pontos de Atenção

• Confirmar existência de Key-User por módulo

• Garantir validação formal dos acessos

• Registrar evidências (e-mails, atas, checklist)

📊 DOCUMENTAÇÃO PMO

Plano de Implantação – Fase Inicial do X-ERP

Este documento define as etapas, responsabilidades e entregáveis da fase inicial do projeto de implantação.

Objetivo

Preparar o ambiente do X-ERP para entrada em operação, garantindo usuários, acessos e dados iniciais.

Escopo da Fase

• Cadastro da empresa

• Liberação de módulos

• Criação de usuários

• Treinamento inicial

Papéis e Responsabilidades

Entregáveis

• Empresa cadastrada no X-ERP

• Módulos liberados

• Usuários criados e acessos validados

• Planilhas importadas

• Treinamento realizado

Critérios de Aceite

• Usuários conseguem acessar o sistema

• Acessos condizem com os perfis definidos

• Dados iniciais disponíveis

• Treinamento concluído

📊 MODELO DE CRONOGRAMA PMO – IMPLANTAÇÃO DO X-ERP

Visão Geral do Projeto

• Projeto: Implantação do Sistema X-ERP

• Cliente: __________________________

• Sponsor do Projeto: __________________________

• Gerente do Projeto (PMO): __________________________

• Consultor Rentatec: __________________________

• Data de Início: ____ / ____ / ______

• Data Prevista de Go-Live: ____ / ____ / ______

🗂 FASE 1 – INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO

Duração da Fase: 1 semana

🛠 FASE 2 – PREPARAÇÃO DO AMBIENTE

Duração da Fase: 1 semana

📥 FASE 3 – COLETA E IMPORTAÇÃO DE DADOS

Duração da Fase: 2 semanas

👥 FASE 4 – USUÁRIOS E ACESSOS

Duração da Fase: 1 semana

🎓 FASE 5 – TREINAMENTO

Duração da Fase: 1 a 2 semanas

🚀 FASE 6 – GO-LIVE (ENTRADA EM PRODUÇÃO)

Duração da Fase: 1 semana

✅ FASE 7 – ENCERRAMENTO DO PROJETO

Duração da Fase: 1 semana

📌 RESUMO EXECUTIVO DO CRONOGRAMA

📄 TERMO DE ACEITE DO PROJETO

Implantação do Sistema X-ERP

1. Identificação do Projeto

• Projeto: Implantação do Sistema X-ERP

• Cliente: ______________________________________________

• Empresa Implantadora: Rentatec

• Sponsor do Projeto: ____________________________________

• Gerente do Projeto (PMO): ______________________________

• Consultor Responsável: _________________________________

• Data de Início do Projeto: ____ / ____ / ______

• Data de Go-Live: ____ / ____ / ______

2. Objetivo do Termo de Aceite

Este documento tem como objetivo formalizar o aceite do cliente quanto à implantação do sistema X-ERP, confirmando que as atividades previstas no escopo do projeto foram executadas conforme planejado, testadas e validadas.

3. Escopo Implantado

Declara-se que os seguintes itens foram implantados e disponibilizados conforme acordado:

• ☐ Cadastro da empresa no X-ERP

• ☐ Liberação dos módulos contratados

• ☐ Parametrização do sistema

• ☐ Importação dos dados iniciais

• ☐ Criação e configuração de usuários e perfis de acesso

• ☐ Treinamento dos usuários

• ☐ Entrada em produção (Go-Live)

Módulos implantados:

4. Entregáveis do Projeto

Os seguintes entregáveis foram concluídos e disponibilizados ao cliente:

• Ambiente do X-ERP configurado e operacional

• Usuários criados e acessos validados

• Dados iniciais importados e conferidos

• Treinamentos realizados

• Documentação de apoio entregue

5. Critérios de Aceite

O cliente declara que:

• O sistema está operacional e acessível aos usuários

• Os módulos implantados atendem às necessidades definidas no escopo

• Os usuários foram treinados e estão aptos a utilizar o sistema

• As informações importadas estão corretas e validadas

6. Pendências (se houver)

☐ Não existem pendências
☐ Existem pendências, conforme descrito abaixo:

Observação: As pendências listadas não impedem o uso do sistema em produção.

7. Declaração de Aceite

Declaro, para os devidos fins, que o projeto de Implantação do Sistema X-ERP foi executado conforme o escopo acordado e encontra-se ACEITO, autorizando o encerramento desta fase ou do projeto.

8. Assinaturas

Pelo Cliente

Nome: ____________________________________________
Cargo: ___________________________________________
Assinatura: ______________________________________
Data: ____ / ____ / ______

Pela Rentatec

Nome: ____________________________________________
Cargo: ___________________________________________
Assinatura: ______________________________________
Data: ____ / ____ / ______

📌 Observações Finais

• A partir da assinatura deste termo, o projeto entra na fase de suporte pós-implantação, conforme contrato.

• Novas demandas ou ajustes não previstos no escopo deverão seguir o processo formal de solicitação de mudança.

A importação de dados é o processo de transferir informações digitais de um sistema para outro, de modo que possam ser processadas e usadas no novo sistema. Pode ser feita de uma só vez ou por etapas.

No X-ERP podemos fazer esta migração/importação de dados através de planilhas Excel. As planilhas são previamente formatadas para que ao fazer a importação os dados sejam inseridos corretamente no sistema.

Para fazer a importação de dados, acessar:

Adm. de Sistemas / Implantação / Leitura de Dados para Implantação

Tela abaixo será carregada.

Identificar qual a planilha a ser importada, clicar em escolher arquivo para carregar o arquivo excel com os dados e clicar em atualizar.

Arquivo de Usuários => Dados para cadastrar os usuarios no sistema (e-mail, nome completo, nome usuário, nível ou função, se faz parte do financeiro) 

Arquivo de Tabelas do Comercial => dados sobre as condições de pagamento, clientes, vendedores, tabelas de preços.

Arquivo de Tabelas do Estoque => dados sobre a estrutura dos produtos (departamento, seção, categoria e subcategoria), tipos de embalagem, unidades de medida, depósitos, produtos e fornecedores.

Arquivo de Tabelas do Financeiro => dados dos tipos e subtipos de lançamentos (classificação contabil/financeira) e dados das contas bancárias.

Arquivo de Tabelas da Produção => dados referente tipos de processos, tipos de medidas, tipos de equipamentos e equipamentos.

Arquivo de Tabelas da Contabilidade => plano de contas

Arquivo de gestão de Pessoas => dados dos funcionarios, como nome, CPF, cargo e conta para pagamento.

Arquivo de Tabelas da Gestão de Contratos => dados sobre contratos de fornecimento

Arquivo de Informações de Contatos => dados de CRM 

Arquivo de Composição de Produtos => materias-primas utilizadas na produção de um determinado produto.

Arquivo de Bens Patrimoniais => dados dos bens imoveis da empresa, como codigo interno, descrição, centro de custo a qual pertence, situação do bem, dentre outros.

Arquivo do Faturamento => dados referente contas a receber

Links das planilhas

https://drive.google.com/drive/folders/1-S9UhP_JqPpaKnTigAE5aXu25li7CcZJ

Baixar as planilhas na sua máquina e seguir as orientações para preenchimento. Não deve ser excluido nenhuma das colunas ou formula.

RENTATEC

Soluções em Tecnologia da Informação

📄 TERMO DE ACEITE CONSOLIDADO

Implantação do Sistema X-ERP

Aceites por Fase / Módulo

Documento Controlado

• Código: RT-PMO-ACE-XERP

• Versão: 1.0

• Data: ____ / ____ / ______

• Status: ☐ Em Elaboração ☐ Em Validação ☐ Aprovado

1. Identificação do Projeto

2. Objetivo do Documento

Este documento tem como objetivo formalizar o aceite progressivo das fases e módulos implantados do sistema X-ERP, conforme escopo aprovado, garantindo rastreabilidade, governança e controle PMO, em conformidade com os padrões corporativos da Rentatec.

3. Escopo do Aceite

Estão contemplados neste termo:

• Aceites parciais por fase

• Aceites funcionais por módulo

• Registro de pendências

• Evidência de validação pelo cliente

• Autorização formal para continuidade do projeto

4. Tabela Consolidada de Aceites por Fase / Módulo

5. Critérios Corporativos de Aceite (Rentatec)

Uma fase ou módulo será considerado ACEITO quando:

• O escopo previsto estiver implantado

• Os testes funcionais forem executados e aprovados

• O(s) Key-User(s) validarem os processos

• O treinamento correspondente for realizado

• Não houver pendências críticas impeditivas

6. Registro de Pendências

Nota Rentatec: Pendências não críticas não impedem o aceite, desde que formalmente registradas e acompanhadas.

7. Declaração de Aceite Consolidado

Declaramos que as fases e módulos descritos neste documento foram avaliados conforme os critérios estabelecidos pela Rentatec, encontrando-se aceitos ou pendentes conforme registro, autorizando a continuidade do projeto de implantação do X-ERP.

8. Assinaturas

Pelo Cliente

Nome: ____________________________________________
Cargo: ___________________________________________
Assinatura: ______________________________________
Data: ____ / ____ / ______

Pela Rentatec

Nome: ____________________________________________
Cargo: ___________________________________________
Assinatura: ______________________________________
Data: ____ / ____ / ______

9. Diretrizes de Identidade Visual (Branding Rentatec)

Cores institucionais (sugestão):

• Azul escuro: títulos e cabeçalhos

• Cinza: textos e tabelas

• Azul claro: destaques e separadores

Fonte recomendada:

• Títulos: Calibri / Arial – Negrito

• Texto: Calibri / Arial – Regular

Elementos obrigatórios:

• Logotipo Rentatec no cabeçalho

• Rodapé com:
  Rentatec – Soluções em Tecnologia da Informação
  Documento confidencial – uso restrito

10. Controle de Revisões